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Dokumentenmanagement Immobilienbranche

Die neuartige Dokumentenmanagement Software (DMS)
mit kostenfreien Standardworkflows

Beenden Sie manuelle Papierprozesse und lästiges Abtippen, finden Sie wichtige Informationen in Sekunden und arbeiten Sie transparent und ortsunabhängig mit Ihrem Team zusammen.
Siegel Uebersicht - Immobilien

Digitalisierung in der Immobilienbranche - Wie ein DMS helfen kann!

Ein DMS ermöglicht die effiziente Verwaltung von Dokumenten und den schnellen Zugriff auf Informationen. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen minimiert sich wiederholende Aufgaben und spart Zeit. 

Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Parteien wird durch ein DMS erleichtert und die Sicherheit sensibler Daten gewährleistet. Weitere Vorteile sind eine effizientere Immobilienverwaltung, Datenanalyse und Berichterstellung. Nicht zuletzt trägt ein DMS durch die Reduzierung des Papierverbrauchs zum Umweltschutz bei. 

Auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung von Dokumenten wird erleichtert. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein DMS unverzichtbar ist, um in der digitalen Immobilienwelt erfolgreich zu sein.

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Sie planen die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems?

Wir haben bereits hunderte Unternehmen bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems unterstützt und möchten unser Wissen gerne mit Ihnen teilen. In unserem kostenlosen Ratgeber erhalten Sie die wichtigsten Tipps und Erfahrungen aus der Praxis, die Sie unbedingt kennen sollten.

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Warum Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen in der Immobilienbranche einführen sollten

Es gibt einige technische Lösungen, die teilweise bereits im Einsatz sind und Einrichtungen im Immobiliensektor bei der Digitalisierung weiterhelfen. Eine der wichtigsten Lösungen stellt das Dokumentenmanagement-System (DMS) dar.

Was für Vorteile hat ein DMS für die Immobilienbranche?
Effiezienssteigerung 1 - Immobilien
Effizienzsteigerung:

Ein DMS ermöglicht das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verbringen.

Datensicherheit - Immobilien
Datensicherheit:

In vielen Branchen werden häufig sensible Daten verarbeitet. Ein DMS kann dazu beitragen, die Sicherheit dieser Daten durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung zu gewährleisten.

Platzersparnis 1 - Immobilien
Platzersparnis:

Die Aufbewahrung von Dokumenten in physischer Form nimmt oft viel Platz in Anspruch. Ein DMS kann dazu beitragen, den Platzbedarf zu reduzieren, indem es eine digitale Speicherung ermöglicht.

AutomatisierungGeschaeftsprozesse - Immobilien
Automatisierung der Geschäftsprozesse:

Ein DMS kann zur Automatisierung von Geschäftsprozessen beitragen, indem es beispielsweise den Workflow von Dokumenten unterstützt. Dies kann dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.

GesetzlicheAnforderungen 1 - Immobilien
Compliance und gesetzliche Anforderungen:

Unternehmen müssen oft strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Ein DMS kann helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem es die dokumentierte Aufbewahrung und Nachverfolgung von Dokumenten ermöglicht.

Kosteneinsparung 1 - Immobilien
Kosteneinsparungen:

Die Einführung eines DMS kann zu Kosteneinsparungen führen, da weniger physischer Speicherplatz benötigt wird und die Mitarbeiter produktiver arbeiten können.

Wie Amagno Ihnen dabei hilft, Ihr Unternehmen in der Immobilienbranche innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren

Beheben Sie Ihr Dateichaos, Ihre Papierberge und E-Mail-Inseln mit der Amagno Business Cloud. Über 25.000 Businessanwender mit über 10 Mio. Dateien vertrauen auf die Lösung durch Amagno.

Lösungen im Überblick
Rechnungsverarbeitung head2 830x400 - Immobilien
Digitale Rechnungsverarbeitung

Beschleunigen Sie Ihre Rechnungsbearbeitung und optimieren Sie Ihren Workflow mit unserer digitalen Rechnungsverarbeitung – einfacher, schneller, effizienter!

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Digitales Vertragsmanagement

Verwalten Sie alle Ihre Verträge an einem Ort, schnell und sicher! Entdecken Sie jetzt unser digitales Vertragsmanagement und behalten Sie stets den Überblick.

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Digitaler Posteingang

Vereinfachen Sie Ihren Posteingang und sparen Sie wertvolle Zeit! Erleben Sie jetzt, wie unser digitaler Posteingang Ihre tägliche Arbeit erleichtert.

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Digitale Unterschrift

Unterzeichnen Sie Dokumente in Sekundenschnelle und völlig papierlos! Nutzen Sie jetzt unsere digitale Unterschrift und profitieren Sie von maximaler Sicherheit und Komfort.

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E-Mail-Archivierung

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Digitale Zusammenarbeit

Arbeiten Sie flexibel und effizient im Team, unabhängig von Zeit und Ort! Entdecken Sie jetzt unsere Tools für digitale Zusammenarbeit und steigern Sie Ihre Produktivität.

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Digitale Geschäftsprozesse

Automatisieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und steigern Sie Ihre Effizienz! Erleben Sie jetzt, wie unsere digitalen Geschäftsprozesse Ihren Unternehmenserfolg unterstützen.

Für welche Einrichtungen und Unternehmen in der Immobilienbranche sich Amagno eignet

Die Amagno Business Cloud ist ein beliebtes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das für eine Vielzahl von Einrichtungen und Unternehmen in der Immobilienbranche geeignet ist.

Digitalisierung Immobilien 830x616 - Immobilien
Immobilienmaklerunternehmen

Immobilienmakler verwalten eine Vielzahl von Dokumenten, darunter Kaufverträge, Mietverträge, Grundbuchauszüge, Fotos von Immobilien und vieles mehr. Ein DMS kann helfen, diese Dokumente zentral zu speichern, schnell darauf zuzugreifen und die Zusammenarbeit zwischen Maklern und Kunden zu verbessern.

Dokumentenmanagementsystem immobilien 830x616 - Immobilien
Immobiliengesellschaften und -entwickler

Unternehmen, die im Bereich Immobilieninvestitionen und -entwicklung tätig sind, müssen eine Vielzahl von Dokumenten im Zusammenhang mit Grundstückserwerb, Genehmigungen, Bauplänen und Verträgen verwalten. Ein DMS erleichtert die Archivierung, den Zugriff und die Zusammenarbeit in diesen komplexen Projekten.

Digitalisierung Immobilienbranche 830x616 - Immobilien
Verwaltungsunternehmen

WEG-Verwaltungen sind für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften zuständig und müssen umfangreiche Dokumentationen wie Versammlungsprotokolle, Abrechnungen, Reparaturunterlagen und vieles mehr führen. Ein DMS kann die Verwaltung dieser Dokumente rationalisieren und die Transparenz für die Wohnungseigentümer erhöhen.

DMS Immobilien 830x616 - Immobilien
Bauunternehmen und Bauverwaltungen

Bauunternehmen haben komplexe Anforderungen an das Dokumentenmanagement, da sie Bauprojekte, Baupläne, Subunternehmerverträge, Sicherheitszertifikate und vieles mehr verwalten müssen. Ein DMS erleichtert die Nachverfolgung und Organisation dieser Dokumente, was zu einer reibungsloseren Projektabwicklung führt.

Zahlreiche Schnittstellen, die amagno bietet

Amagno ist Teil Ihrer Softwareinfrastruktur, bestehend aus vielen Lösungen wie Warenwirtschaft, Auftragswesen, Finanzbuchhaltungen und Fachapplikationen. Damit alle Lösungen perfekt zusammenarbeiten, sind möglichst einfache und standardisierte Schnittstellen und Integrationen notwendig.

Wir liefern Ihnen dazu zahlreiche, sofort verwendbare, Möglichkeiten mit – an Stelle des teuren Modulchaos anderer Lösungen.

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Das sagen unsere Anwender aus dem Immobilienbereich

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Wissenswertes

Warum ist die Digitalisierung in der Immobilienbranche überhaupt wichtig?

Die Immobilienwirtschaft steht vor einer ähnlichen Herausforderung wie viele andere Branchen: Die Digitalisierung bietet die Chance zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung, insbesondere vor dem Hintergrund steigender Kosten.

In Deutschland setzen Gesetzgeber, Kunden, Dienstleister und Vermieter auf die Digitalisierung, um den Zugang zu Daten zu vereinfachen und Immobilienprozesse zu verbessern.

 

Aktuelle Lage in der Immobilienbranche

Die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft, wie z.B. die Implementierung von DMS (Dokumentenmanagementsystemen) in Immobilienunternehmen oder der Einsatz von virtuellen Besichtigungen, ermöglicht eine schnellere und effizientere Abwicklung von Immobilientransaktionen.

Die Chancen der Digitalisierung sind vielversprechend: Sie ermöglicht eine verbesserte und kostengünstigere Immobilienverwaltung und Transaktionsabwicklung. Zudem kann die Digitalisierung helfen, flexibler auf sich ändernde Kundenbedürfnisse und Marktanforderungen zu reagieren.

Deutschland hat Nachholbedarf: In anderen Ländern gehören digitale Technologien in der Immobilienwirtschaft bereits zum Alltag. In Deutschland gibt es jedoch noch Herausforderungen wie mangelnde Standardisierung und fragmentierte Lösungen, die ein reibungsloses digitales Zusammenspiel behindern.

Insgesamt zeigt sich, dass die Digitalisierung auch in der Immobilienwirtschaft erhebliche Potenziale bietet. Es gilt jedoch, die aktuellen Herausforderungen zu meistern, um die Chancen voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Interessen aller zu wahren.

Fallstudie: Digitalisierung bei PEPER & SÖHNE

Die 2013 gegründete Peper & Söhne GmbH ist ein Familienunternehmen mit einem breiten Tätigkeitsspektrum im Immobiliensektor, darunter die Entwicklung und Verwaltung von Gewerbeimmobilien sowie das Management von Beteiligungsportfolios. Das Unternehmen hat sich in der Bau- und Immobilienbranche mit der Zeit einen Namen gemacht und ist stetig gewachsen.

Status Quo

Das schnelle Wachstum des Unternehmens und die Abwicklung größerer Projekte führten zu einem erhöhten Rechnungsaufkommen. Der analoge Rechnungsworkflow führte zunehmend zu Verzögerungen, Intransparenz und Dokumentenverlusten. So entstand der Wunsch nach einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die internen Prozesse optimieren und mobiles Arbeiten ermöglichen sollte.

Peper & Söhne suchte gezielt nach einem regionalen DMS-System mit einem persönlichen Ansprechpartner, einer zukunftsorientierten Roadmap und einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Die Softwarearchitektur sollte flexibel sein, um individuelle Anpassungen in Eigenregie zu ermöglichen. Weitere Anforderungen an die DMS-Software waren digitale Workflows, effiziente OCR-Fähigkeiten und die nahtlose Integration einer Datev-Schnittstelle.

Die Umsetzung

Amagno begann mit der Digitalisierung der Buchhaltung und des Posteingangs. Wichtige Dokumente wurden in den Posteingang der Mitarbeiter importiert, um einen schnellen und gemeinsamen Zugriff zu ermöglichen. Die Rechnungsdaten wurden über eine Schnittstelle (XpergoHUB) an Datev übergeben.

Während der Einführung der Software wurde der ständige Kontakt zwischen den Projektverantwortlichen bei Peper & Söhne und dem Projektmanagement bei Amagno sehr geschätzt, da so Fragen und Probleme schnell gelöst werden konnten.

Für die Zukunft plant Amagno die Integration der Personalabteilung, der Immobilienverwaltung und weiterer Abteilungen, um alle Unternehmensbereiche in einer einzigen intelligenten Dateiablage mit individuellen Workflows in Amagno abzubilden.

„Amagno bringt bei Peper & Söhne die Digitalisierung auf ein neues Level.“

Amagno überzeugte Peper & Söhne mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und attraktiven Optik. Die Software-Roadmap zeigt großes Entwicklungspotenzial, was dem jungen Unternehmen gefällt.

Die moderne Oberfläche und Flexibilität von Amagno ermöglichen Peper & Söhne Einsparungen bei Betriebskosten und Arbeitszeit, und sie bewegen sich zunehmend in Richtung Digitalisierung. Die mobile Oberfläche erlaubt die Freigabe von Rechnungen von überall aus, fördert flexibles Arbeiten und verkürzt Prozessdurchlaufzeiten.

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